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文書保管・電子データ保管
機密文書を、安全・正確に保管・管理

アーカイブ事業部では、国際認証 ISO9001及びISO/IEC27001に則したマニュアル等に基づき、お客さまからお預かりした機密文書を、安全・正確に保管・管理いたします。

また、アーカイブ事業部では、文書や電子データ保管に特化した環境で、高品質なサービスをご提供しております。

機密文書の流れ

1.事前準備:面倒な作業は全て当社が行います2.回収:原則自社便にてお預かり3.文書保管:文書保管専用書庫・電子データ専用書庫完備 入・出庫:必要な時に、必要な書類をタイムリーにお届け 調査・閲覧:イメージ送信・閲覧室でのご確認 管理:保管期間のお知らせや棚卸を実施4.溶解処理:文書を完全に溶かす溶解処理を採用

事前準備

お気軽にご相談ください。

どこから手を付ければいいかのご相談から、台帳作成などお預かりまでの工程についてご提案いたします。また、ご要望があれば、社員様へのご説明会も実施いたします。

機密文書の外部保管はどうすればいいのかよくわからないけれど、興味があるというお客さまはぜひご相談だけでもご連絡ください。

(一例)

・書類等の仕分け整理作業
・書類等の函詰め作業
・台帳作成作業
・社内向け説明会

回収

原則自社便で、当社社員がお伺いいたします。
経験豊富な社員が、迅速で正確な作業を心がけお預かりします。また、丁寧な作業は、お客さまアンケートでも高い評価を得ています。

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文書保管

機密文書を、安全・正確に保管・管理

文書保管に特化した施設・セキュリティ・管理でお客さまの文書をお預かりしています。

ISOについて

アーカイブ事業部では、国際認証 ISO9001及びISO/IEC27001を取得しています。ISOの理念に基づいた継続的改善活動を通じ、お客さまに満足頂ける品質及びセキュリティのサービスで、お客さまへ安心と便利さをご提供しております。

ISO9001 ■ISO9001とは品質マネジメントシステム(Quality Management System)のことです。製品やサービスの品質保証を通じて、顧客満足向上と品質マネジメントシステムの継続的な改善を実現できていることを評価されたものに与えられる認証規格です。
ISO/IEC27001 ■ ISO/IEC27001とは、情報セキュリティマネジメントシステムのことです。組織自らがリスクアセスメントを行い、情報資産の喪失、流出、外部からの脅威から守り、機密性・完全性・可用性などを維持するシステムを確立し運用するために定められたものです。情報セキュリティ対策の国際標準といえるもので、国際的に整合性のとれていることを評価されたものに与えられる認証規格です。

機密文書保管

様々な業種のお客さまにご利用いただいています。

銀行・証券会社・カード会社・リース会社・ノンバンク・病院・処方箋薬局・法律事務所・ 会計監査法人・百貨店・テレビ局・県庁・市役所・ホテル・不動産鑑定事務所・建築設計事務所・ ソフト開発会社等

▶ 機密文書の保管(一例)

機密文書の保管(一例)・法定書類(帳簿・伝票等)
・各種契約書(ローン・リース等)
・医療関係(カルテ・レントゲンフィルム・レセプト等)
・不動産関係(建築設計図面・写真等) 等

電子データ(メディア)保管

電子データ(メディア)は、熱や塵、湿度などに影響を受けやすい媒体です。当社は媒体に適した環境で保管しております。

▶ 電子データ(メディア)の保管(一例)

電子データ(メディア)の保管(一例)・LTO,DAT,DVD,CD
・外付ハードディスク
・マイクロフィルム、コムフィルム
・映像テープ 等

電子データ保管庫電子データ(メディア)の保管は、定温・定湿・防塵対応の専用保管庫にてお預かりします。

文書電子化サービス

機密文書保管の一環として、文書電子化サービスを提供しています。
長期保存する書類、閲覧頻度が高い書類を電子化することで、スペースの有効活用、業務の効率化を実現します。

スキャニング・データ化

詳しくはこちらから

保管書庫について

様々な安全対策により、お客さまの文書を大切にお預かりしています。
保管をご検討中のお客さまの見学も賜ります。お問合せください。

大阪市内から60分、名古屋市内から90分
立地:

標高500m、活断層のない安定した地盤で、周辺に隣接する建物もないため、火災の類焼の心配もありません。大阪市内から約70㎞離れておりますが、車で約1時間とアクセスは良好です。

標高500mに位置する書庫
セキュリティ:

24時間警備システムでの監視や、書庫内外、入口などに防犯カメラを設置しています。また、書庫等の出入りはアクセス制御されたICカードを携帯した当社社員以外は、一切入室できません。

文書保管庫
書庫:

落下防止を施した文書保管専用の電動式移動ラックにより、安全に、効率的に保管しています。また、電子データの場合は、定温・定湿の専用保管庫へ保管しています。

管理

便利な機能でお客さまの業務のお手伝いをいたします。

Web文書管理システム

Web文書管理システム

インターネット経由で、入出庫依頼、保管している文書の内容照会など、文書台帳としてご利用いただくことができます。必要なデータは検索し、エクセル形式でのダウンロードも可能です。

文書管理用ソフトへの投資や、台帳メンテナンスなどの煩わしい作業は不要です。

また、当システムは事前にご登録したお客さまのみご利用いただけます。固定IPアドレスによるアクセス制限を行っているため、登録以外のネットワークからは指定のIDとパスワードを使用してもアクセスすることができません。

サービスは登録制となっていますので、ご利用をご希望の場合はお問い合わせ下さい。

Web作業の流れ
【お客様】・新規保管・出庫、入庫、閲覧、満了処理・在庫照会→・各種ご依頼・文書検索→【阪神不動産アーカイブ】・各種依頼受付→結果表示

棚卸管理

棚卸管理

安全に正確にお預かりしていることの証明として、年1回、お預かりしている全函の棚卸確認を実施しています。

また、棚卸結果をお客さまにご報告しています。

期日管理

電子データ保管庫

保存期間の期日管理を行い、保存期間を経過した際に、ご通知いたします。

お客様のご依頼により、廃棄(溶解)または期日延長等のお取り扱いをいたします。

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入・出庫

お取り寄せ(出庫):必要な時に、必要な文書をお手元にお届けいたします。
再び預ける(再入庫):出庫した文書を、ご希望日時にお引き取りに伺います。

原則、ご依頼の保存文庫は、自社便にてお届け、お預かりします。
尚、必要に応じて緊急集配も行います。

出庫は、以下の方法で賜ります

・函単位でお手元にお届け
・函の中の一部(文書)を取り出してお届け

調査・閲覧

お客様からのご依頼に基づき、該当データを調査・閲覧し、データをFAXまたは電子メールにて送信いたします。

1.イメージ送信

FAX送信 該当文書をコピーしFAX送信
電子メール 該当文書をスキャニングし、電子メール送信

2.閲覧
P閲覧室

当社書庫の閲覧室で、該当の函を直接ご確認いただけます。

3.Web 電子化文書サービス
P閲覧室

Web上でPDF等の電子化された文書の閲覧ができます。

( Web電子化文書サービスは、Web文書管理システムのメニューのひとつです。)

【便利な機能】
検索機能
 キーワード検索と、自由に設定可能な10個の項目(文字と日付)で素早く対象のファイルを検索できます。

プリントアウト・ダウンロード
 必要に応じて電子データの印刷及びダウンロードが可能です。

24時間稼動
 Web文書管理システムを利用して24時間 いつでもご覧いただけます。

【お手ごろな料金】
お手ごろな基本料金でご利用をスタートできます。
自社で電子化文書サービスを構築した場合、数百万円の初期投資や維持費用が必要となりますが、本サービスは月額料金+基本使用量超過分は従量制のため大規模な投資が不要です。
(尚、Web電子化文書サービスは別途お申込みが必要な有料サービスとなっております。)
デモ機を使用したデモも可能ですのでお気軽にお問合せください。
また、弊社で一括の電子化業務も承っております。


 

密封シール

密封シール

再入庫時にシールを貼付していただき、次回、お客さまが再度開封されるときまで、開封されていないことを証明します。

コンテナ車

自社便空調機能を有したコンテナ車両

集配車両は、各種防犯装置やGPSを搭載しています。さらに、電子データの集配には、空調機能を有したコンテナ車両を使用しています。

安全性の高いトラック運送業者に与えられるGマーク(安全性優良事業所認定証)を取得しています。

お気軽にご相談ください。 Gマーク

安全性優良事業所は、お客さまがより安全性の高いトラック運送事業者を選びやすくするために、全日本トラック協会が38項目にわたる厳しい評価をし、認定した事業所です。Gマークは安全性優良事業所のみに与えられる安全・安心・信頼の証しです。

評価事項

1. 安全性に対する法令の遵守状況
2. 事故や違反の状況
3. 安全性に対する取組の積極性

有効期間:平成29年1月1日~平成32年12月31日
認定書番号:2807252(2)

溶解処理

溶解処理

お預かりした文書は、満了期日が到来したことをお客さまにご連絡し、ご了解を 頂いた函を溶解処理いたします。

チェックリスト

溶解炉に完全に廃棄文書が投下されるまで、弊社社員が必ず立ち会い、チェックリストに基づき徹底した確認を実施しています。
溶解処理時、ご希望があれば、お客さまの立ち会いも可能です。

溶解処理証明書の発行

溶解処理証明書溶解処理されたことを証明する、溶解処理証明書をお客さまに郵送いたします。

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阪神不動産株式会社 アーカイブ事業部
〒553-0001 大阪市福島区海老江1丁目1番31号 阪神野田センタービル17F
TEL. 06-4798-7604 FAX. 06-4798-7602
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